Wir betreuen Ihr Sondereigentum

Bei einer Sondereigentumsverwaltung spricht man über die Verwaltung einer Eigentumswohnung. Im Gegensatz zur Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) verwaltet und vertritt der Hausverwalter in diesem Aspekt die einzelnen Eigentümer gesondert.

Dabei übernimmt die Hausverwaltung im Rahmen des Sondereigentums die kaufmännische, buchhalterische und im weitesten Sinne rechtliche Betreuung Ihrer Eigentumswohnung. Aufgaben im Bezug einer Sondereigentumsverwaltung sind, ähnlich wie bei einer Mietverwaltung, die Vermittlung und Vermietung der Wohnung sowie eine reibungslose Abwicklung des Mietvertrages. Des Weiteren werden periodisch Betriebs- und Nebenkosten sowie eine Heizkostenabrechnung für die jeweiligen Mieter erstellt. Hierfür ist selbstverständliche eine ordentliche Mietbuchhaltung zwingend erforderlich.

Sollten Reparaturen oder Instandhaltungsmaßnahmen innerhalb der Eigentumswohnung notwendig sein, übernimmt die Hausverwaltung die Organisation, Beauftragung und Überwachung dieser Maßnahmen.

Was kostet eine Sondereigentumsverwaltung?

Sollten Sie in Betracht ziehen, die Sondereigentumsverwaltung einem Hausverwalter zu überlassen, kommen mehrere Faktoren ins Spiel. So gibt es regionale Unterschiede. Beispielsweise wird in Süddeutschland im Schnitt weniger für die Sondereigentumsverwaltung ausgegeben als im Norden. Ein weiterer Aspekt ist die Frage um die Menge der zu verwalteten Einheiten. Wird nur eine Eigentumswohnung an die Hausverwaltung anvertraut oder gar mehrere? 

Die wohl wichtigste Frage ist, ob die WEG-Verwaltung für dieses Objekt bereits übernommen wurde. Häufig ist der Aufwand für eine externe Hausverwaltung unverhältnismäßig groß. Daher übernehmen die hauseigenen WEG-Verwaltungen meistens auch das Sondereigentum kostengünstiger als externe Immobilienverwalter.

Ist es sinnvoll, die Sondereigentumsverwaltung dem WEG-Verwalter anzuvertrauen?

Kurz gesagt: Ja! Als WEG-Verwalter hat man den Vorteil, dass man das Haus bereits kennt. Geplante Instandsetzungen oder spezielle Gegebenheiten des Hauses sind bekannt. Fragen vom Mieter können vom WEG-Verwalter direkt beantwortet werden, ohne noch einmal Rücksprache mit einer externen Hausverwaltung zu führen. Gleiches gilt für den Eigentümer. Dieser hat insgesamt für seine Immobilie nur einen Ansprechpartner und muss nicht zwischen zwei Verwaltern wechseln. 

Betriebskostenabrechnungen können direkt vom WEG-Verwalter erstellt werden. Alle notwendigen Unterlagen liegen dem Hausverwalter bereits vor.

Bei Reparaturen hat der Hausverwalter auch schon alles Nötige zur Hand. So kommt es oftmals vor, dass die genaue Differenzierung von Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum sich als nicht allzu einfach erweist. Was tun, wenn sich beispielsweise eine Leckage genau zwischen dem eigenen Sondereigentum und dem Gemeinschaftseigentum befindet? Gerade bei derartigen Problemstellungen, welche ein schnelles Handeln erfordern, kann eine unklare Zuständigkeit der Verwaltung zu unerwünschten Verzögerungen führen. 

Kann ich die Kosten der Sondereigentumsverwaltung umlegen?

Die Kosten der Miet- und Gebäudeverwaltung sind nicht auf die Mieter umlegbar. Sie können jedoch diese Kosten steuerrechtlich absetzen.

Kann ich mein Sondereigentum selbständig verwalten?

Anders als bei Wohnungseigentümergemeinschaften ist man beim Sondereigentum nicht dazu verpflichtet, eine Hausverwaltung zu beauftragen. Natürlich können Sie mit etwas Übung und Geduld die Verwaltung selbständig durchführen. Programme und Tools für die selbständige Verwaltung gibt es bereits kostengünstig im Internet.

Sollten Sie sich dazu entschließen, selbständig die Mietverwaltung zu organisieren hier noch ein paar Tipps und Tricks für den Alltag:

Was mache ich bei einem Mieterwechsel?

Wenn Sie als Eigentümer vermieten, werden Sie früher oder später mit einen Mieterwechsel konfrontiert sein. Häufig kommt erst später die Frage, ob und wie die Betriebs- und/oder Heizkostenabrechnung auf die Mieter aufgesplittet werden. Hierbei kann man sich viel Zeit und Mühe ersparen, wenn man sich betreffend der Mieterabrechnungen mit der WEG-Verwaltung abspricht.

Betriebskostenabrechnung:

Meist ist es bei einem Mieterwechsel gar nicht erst möglich, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Denn in der Praxis kommt es häufig vor, dass ein Mieterwechsel inmitten einer Abrechnungsperiode geschieht. (Eine Abrechnungsperiode verläuft meistens vom 01. Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres)

In so einem Fall sind Sie nicht dazu verpflichtet, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen, sondern vielmehr eine Kostenaufstellung mit den Belegen, die Ihnen bis zum Zeitpunkt des Auszugs vorliegen. Diese Kostenaufstellung müssen, wie auch schon bei der normalen Betriebskostenabrechnung, auf alle Mieter nach dem jeweiligen Verteiler aufgesplittet werden.

Für den neuen Mieter gilt dann eine Betriebskostenabrechnung ab Datum des Einzugs bis zum Ende der Abrechnungsperiode.

Heizkostenabrechnung:

Auch bei der Heizkostenabrechnung kommt es häufig zu einem Mieterwechsel inmitten einer Heizkostenabrechnungsperiode. Hier ist es wichtig den Heizungszählerstand und das Auszugsdatum des Vormieters zu notieren und diesen an die Abrechnungsunternehmen weiterzuleiten. Meist ist hier die Hausverwaltung der WEG als Übermittler notwendig. Sie müssen dann das Aus- und Einzugsdatum der jeweiligen Mieter der Hausverwaltung mitteilen, damit diese den Abrechnungsunternehmen frühzeitig Bescheid geben kann.

Wichtig ist hier die rechtzeitige Benachrichtigung, denn sollte die Heizkostenabrechnung bereits gelaufen sein, ist es nur bedingt und mit hohem Aufwand möglich, eine Abrechnung nachträglich zu verändern.

Denken Sie also schon beim Abnahmeprotokoll und Übergabeprotokoll an die Heizkostenabrechnung.

Wie erstelle ich die Betriebskostenvorauszahlung für meine Mieter?

Nutzen Sie hierfür am besten den Wirtschaftsplan, welchen Sie von Ihrem WEG-Verwalter erhalten haben. Achten Sie darauf, dass Sie bereits beim Mietvertrag die gleiche Bezeichnung und den gleichen Verteilerschlüssel für die Betriebskosten wählen, welche auch im Wirtschaftsplan genutzt werden. So sparen Sie sich den Aufwand, diese für Ihre Betriebskosten umzubenennen und mühselig umzurechnen. 

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